Bagaimana cara menciptakan struktur organisasi yang tepat? Ini penjelasannya

Struktur organisasi adalah susunan dan tata letak posisi dan tanggung jawab dalam suatu organisasi. Ini mencakup bagaimana tugas dan wewenang dalam organisasi terdistribusikan antara berbagai posisi dan bagaimana mereka terhubung satu sama lain. Struktur organisasi membantu menentukan aliran informasi dan memastikan bahwa tugas dan tanggung jawab tertentu dilaksanakan dengan efektif.

Ada beberapa jenis struktur organisasi yang umum, diantaranya:

• Struktur berorientasi fungsional: Terdiri dari bagian-bagian organisasi yang menangani tugas tertentu, seperti keuangan, pemasaran, produksi, dan sumber daya manusia.

• Struktur geografis: Berdasarkan pada bagian organisasi yang berada di wilayah geografis tertentu, seperti wilayah, negara, atau benua.

• Struktur produk: Terdiri dari bagian organisasi yang bertanggung jawab untuk produk tertentu.

• Struktur matriks: Kombinasi antara dua atau lebih jenis struktur organisasi, seperti bagian fungsional dan bagian produk.

Pemilihan struktur organisasi harus didasarkan pada tujuan dan strategi bisnis, serta ukuran dan kompleksitas organisasi. Struktur organisasi yang efektif membantu mencapai tujuan bisnis, memperkuat sinergi antar bagian, dan memfasilitasi komunikasi dan aliran informasi yang efisien.

Nah, Menciptakan struktur organisasi yang tepat penting karena memiliki beberapa manfaat

Manfaat menciptakan struktur organisasi yang tepat diantaranya,

1. Membantu mencapai tujuan bisnis: Struktur organisasi yang tepat membantu memastikan bahwa tugas dan tanggung jawab dalam organisasi terdistribusikan dengan efektif dan memfasilitasi pencapaian tujuan bisnis.
2. Meningkatkan efisiensi: Struktur organisasi yang tepat memfasilitasi aliran informasi dan komunikasi yang efektif antar bagian organisasi, yang dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk melakukan tugas yang sama.
3. Meningkatkan sinergi antar bagian: Struktur organisasi yang tepat membantu memastikan bahwa bagian-bagian dalam organisasi bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, memperkuat sinergi antar bagian.
4. Menjaga akuntabilitas: Struktur organisasi yang tepat memastikan bahwa setiap posisi memiliki tanggung jawab yang jelas dan memfasilitasi akuntabilitas bagi setiap individu dalam organisasi.
5. Meningkatkan kinerja: Struktur organisasi yang tepat membantu memastikan bahwa setiap individu memahami tugas dan tanggung jawab mereka, yang dapat meningkatkan kinerja dan produktivitas individu.

Berikut merupakan beberapa cara dalam menciptakan struktur organisasi yang tepat 

1. Untuk menciptakan struktur organisasi yang tepat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
2. Tentukan tujuan dan strategi bisnis: Struktur organisasi harus didasarkan pada tujuan dan strategi bisnis organisasi. Ini akan membantu menentukan bagaimana tugas dan tanggung jawab dalam organisasi terdistribusikan.
3. Evaluasi ukuran dan kompleksitas organisasi: Struktur organisasi harus sesuai dengan ukuran dan kompleksitas organisasi. Organisasi besar dan kompleks mungkin membutuhkan struktur yang lebih terbagi dan terintegrasi dibandingkan organisasi kecil.
4. Identifikasi tugas dan tanggung jawab: Identifikasikan tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan dalam organisasi dan bagaimana mereka terkait satu sama lain. Ini akan membantu menentukan bagaimana posisi dalam organisasi harus ditempatkan.
5. Pertimbangkan bagaimana aliran informasi dan komunikasi akan berlangsung: Struktur organisasi harus memfasilitasi aliran informasi dan komunikasi yang efektif antar bagian organisasi.
6. Buatlah diagram atau model struktur organisasi: Buatlah diagram atau model visual dari struktur organisasi untuk membantu memahami bagaimana tugas dan tanggung jawab terdistribusikan.
7. Evaluasi dan perbaiki secara berkala: Struktur organisasi tidak statis dan mungkin perlu diperbaiki seiring dengan perubahan dalam bisnis atau lingkungan. Evaluasi secara berkala dan perbaiki struktur organisasi jika diperlukan.

Kesimpulan: Dengan menciptakan struktur organisasi yang tepat penting untuk memastikan bahwa organisasi dapat bekerja dengan efektif dan memenuhi tujuannya. Struktur organisasi yang tepat juga membantu meningkatkan efisiensi, sinergi antar bagian, akuntabilitas, dan kinerja individu dalam organisasi. Menciptakan struktur organisasi yang tepat memerlukan pemikiran dan perencanaan yang matang. Karena, hal ini dapat membantu untuk memastikan bahwa organisasi dapat bekerja dengan efektif dan memenuhi tujuannya.

Apa sih Konsep Bisnis itu?

Bisnis adalah suatu kegiatan ekonomi yang melibatkan produksi dan penjualan barang atau jasa untuk memperoleh keuntungan. Bisnis bisa dalam bentuk perusahaan, bisnis kecil, atau bahkan bisnis mandiri. Tujuan dasar dari bisnis adalah untuk memenuhi kebutuhan dan memuaskan keinginan konsumen, serta menghasilkan keuntungan bagi pemilik bisnis atau pemegang saham. Bisnis memainkan peran penting dalam perekonomian suatu negara karena membantu menciptakan lapangan kerja dan memperkaya masyarakat.

Nah, sebelum seseorang ataupun kelompok ingin memulai menjalankan sebuah bisnis tentunya harus menentukan dulu tentang Konsep Bisnis yang akan dijalankan. Untuk itu, seorang pebisnis harus mengenal apa itu Konsep Bisnis. Secara umum, konsep bisnis menentukan bagaimana suatu bisnis akan beroperasi dan berkembang, dan membantu menentukan apakah bisnis tersebut dapat berhasil atau tidak.

PENGERTIAN KONSEP BISNIS

Konsep bisnis adalah suatu pandangan atau pemikiran tentang cara membangun dan mengelola suatu usaha untuk mencapai tujuan finansial dan strategis. Ini meliputi definisi pasar dan pelanggan target, identifikasi kebutuhan dan peluang, perencanaan produk atau layanan, strategi pemasaran dan distribusi, serta model bisnis yang akan digunakan.

Konsep bisnis menjelaskan bagaimana suatu bisnis akan beroperasi, menghasilkan pendapatan, dan mencapai tujuannya. Ini juga mencakup strategi untuk mengatasi hambatan dan mengejar peluang bisnis baru. Secara keseluruhan, konsep bisnis membantu memastikan bahwa suatu bisnis memiliki visi jelas dan rencana yang matang untuk mencapai kesuksesan jangka panjang.

Konsep bisnis juga merupakan pemikiran atau ide yang mendasari suatu usaha atau perusahaan. Ini mencakup bagaimana perusahaan akan menghasilkan uang, menawarkan produk atau layanan unik, memenuhi kebutuhan pelanggan, dan memenangkan pasar. Konsep bisnis juga mencakup strategi untuk mengelola perusahaan dan mengembangkan bisnis secara berkesinambungan.

Hal ini mencakup identifikasi target pasar, analisis pasar dan kompetitor, pemasaran dan strategi penjualan, operasi bisnis, manajemen keuangan, dan banyak lagi. 

Penjelasan Konsep Dasar Dalam Ilmu Ekonomi

 Ilmu Ekonomi adalah cabang ilmu sosial yang mempelajari bagaimana manusia dan masyarakat mengelola sumber daya terbatas untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan yang tak terbatas. Konsep dasar ilmu ekonomi meliputi:

1. Kebutuhan dan Keinginan Tak Terbatas: Setiap individu dan masyarakat memiliki kebutuhan dan keinginan yang tak terbatas. Ekonomi mempelajari bagaimana manusia mengatasi masalah kelangkaan sumber daya untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan mereka.

2. Sumber Daya Terbatas: Sumber daya, seperti uang, tenaga kerja, modal, dan bahan baku, adalah sumber yang terbatas dan harus digunakan dengan efisien untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan manusia.

3. Produksi dan Konsumsi: Ilmu ekonomi mempelajari proses produksi barang dan jasa, serta bagaimana konsumen memilih barang dan jasa yang mereka butuhkan dan inginkan.

4. Pasar dan Harga: Ilmu ekonomi mempelajari bagaimana barang dan jasa diterima dan diperdagangkan di pasar, serta bagaimana harga ditentukan oleh permintaan dan penawaran.

5. Ekonomi Pertumbuhan: Ilmu ekonomi mempelajari bagaimana perekonomian dapat tumbuh dan berkembang, memperbaiki kualitas hidup masyarakat, dan mengatasi masalah kemiskinan dan ketimpangan ekonomi.

Dengan memahami konsep dasar ilmu ekonomi, individu dan masyarakat dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang bagaimana memanfaatkan sumber daya terbatas untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan mereka secara efisien dan berkelanjutan.

Empat Kerangka Proses Kegiatan Manajemen Secara Umum

Proses manajemen merupakan kegiatan sistematis yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan suatu perusahaan yang dilakukan oleh manajer pada semua tingkat. Kegiatan proses manajemen ini terbagi menjadi empat kerangka yang tersusun dan saling berhubungan yaitu Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan dan Pengendalian. Berikut merupakan penjelasan kerangka proses manajemen beserta contohnya:

1. Perencanaan (Planning)

Proses ini merupakan proses yang pertama kali harus dilakukan karena, pada proses perencanaan ini yang akan menetapkan apa tujuan perusahaan atau organisasi yang ingin dijalankan, menetapkan cara, strategi dan taktik yang terbaik dan tepat untuk mewujudkan tujuan perusahaan ataupun organisasi serta mengantisipasi permasalahan yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Hal pertama dalam proses ini yaitu menetapkan tujuan dan rencana untuk organisasi secara keseluruhan. Lalu, rencana dibuat dengan lebih rinci dan detail yang nantinya akan dibagikan per bagian atau divisi.

Berikut contoh proses Perencanaan (Planning) dalam proses manajemen

Perencanaan dalam menentukan target pasar.

Dalam menentukan target pasar, perusahaan hendaknya membuat rencana terlebih dahulu dengan memperhatikan beberapa hal berikut, diantaranya: 

1. Menentukan siapa konsumen perusahaan tersebut

2. Mencari tahu kebutuhan target pasar

3. Menentukan sumber daya yang diperlukan dan dibutuhkan

4. Menentukan dan menyusun strategi pemasaran

5. Mengevaluasi respon pasar

Proses Perencanaan dalam organisasi terbagi menjadi beberapa jenis diantarranya yaitu,

a. Misi atau Maksud

Dalam jenis ini, Misi dan Maksud yang menggambarkan maksud keberadaan atau eksistensi sebuah organisasi dalam masyarakat tertentu.

Contoh

Misi perusahaan manufaktur : Menghasilkan produk-produk bahan bangunan modern berkualitas tinggi yang tahan karat dan tahan kimia dan Memberikan solusi yang tepat kepada masyarakat yang  membutuhkan produk-produk bahan bangunan modern berkualitas tinggi yang tahan karat dan tahan kimia.

b. Tujuan

Merupakan dasar dari perencanaan organisasi. Setiap organisasi pasti memiliki tujuan dan dalam proses pengorganisasian, semua orang-orang dalam organisasi sudah dikoordinir berdasarkan fungsi manajemen perusahaan yang dibagi atas beberapa departemen. Setiap departemen pasti memiliki tujuan dan tujuan setiap departemen tersebut berbeda-beda. Maka dari itu, setiap departemen harus menyatukan dan menyumbang tujuan umum atau berkolaborasi agar tercapainya tujuan organisasi. Tujuan juga merupakan hasil akhir dari kegiatan organisasi.

Contoh

Tujuan perusahaan kosmetik dalam menghasilkan keuntungan tingkat tertentu dan meningkatkan daya saing pasar. Tiap-tiap divisi dalam perusahaan kosmetik ini harus menyatukan tujuan demi tercapainya tujuan umum. Misalnya divisi Pemasaran (Marketing) memiliki tujuan memasarkan produk agar produk popular dikalangan wanita (konsumen dan target pasar dalam dunia kosmetik). Devisi Produksi (Production) yang menghasilkan produk kosmetik yang telah dirancang. Kedua devisi tersebut melakukan kolaborasi dalam menyumbang tujuan organisasi secara keseluruhan.

c. Strategi

Strategi merupakan taktik yang telah direncanakan demi tercapainya tujuan organisasi melalui cara atau Tindakan yang diperlukan serta mengalokasikan sumber daya produksi yang nantinya diperlukan untuk tujuan suatu organisasi atau perusahaan tersebut. Selain itu, strategi juga digunakan dalam persaingan. Organisasi atau perusahaan membuat strategi juga untuk meningkatkan daya saing yang ketat dalam pasar.

Contoh :

Strategi yang dibuat oleh perusahaan kosmetik adalah mempromosikan produk menggunakan sosial media dan platform belanja online. Mereka biasanya bekerja sama dengan artis atau influencer terkenal dengan tujuan agar produk kosmetik mereka dikenal oleh followers atau subcribers artis dan influencer tersebut. Mereka juga tidak asal memilih artis atau influencer. Mereka memilih artis atau influencer yang memiliki followers, fans dan subscribers sesuai dengan target pasar mereka yaitu wanita dewasa dan remaja.

d. Kebijakan

Kebijakan adalah jenis perancangan yang berkontribusi dalam pengambilan keputusan. Kebijakan dalam organisasi biasanya merupakan pernyataan atau pemahaman umum. Kebijakan juga membatasi pengambilan keputusan dengan tujuan agar keputusan tersebut tetap konsisten dan sesuai dengan tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Contoh

Perusahaan berhak menegur karyawan atau memberikan surat peringatan (SP) yang melanggar peraturan kedisiplinan dalam perusahaan misalnya telah terlambat masuk lebih dari tiga kali.

e. Prosedur

Prosedur adalah jenis perancangan yang menetapkan dan menjelaskan sesuatu sesuai dengan urutan tindakan dan Langkah dan cara penanganan suatu kegiatan di masa depan. 

Contoh

Prosedur pengembalian dana dan barang yang rusak pada online shop. Biasanya online shop membuat kebijakan pengembalian barang apabila barang yang diterima oleh pelanggan dalam keadaan rusak, pecah dan tidak berfungsi lagi. Online shop ini dapat mengembalikan dana kepada pelanggan juga dapat menukar barang yang baru kepada pelanggan.

f. Aturan

Aturan adalah jenis perencanaan yang mengharuskan Tindakan atau Langkah apa yang harus dilakukan dan yang harus dihindari guna tercapainya tujuan organisasi. Aturan ini mengarahkan Tindakan dan Langkah guna tidak terjadinya penyimpangan yang tidak sesuai dengan tujuan perusahaan.

Contoh

Aturan bisnis jika terjadi transaksi jual beli kepada pelanggan, sebelum barang diantar ke tempat pelanggan, sang pembeli harus membayar uang muka sebesar 50% dari harga total barang yang telah dibeli. Setelah itu, saat pengantaran barang, perusahaan tersebut haruslah membuat surat jalan yang nantinya diberikan kepada pembeli dan mengirimkan invoice atau tagihan pelunasan kepada pembeli.

f. Program

Program merupakan suatu rancangan struktur yang meliputi tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, serta langkah yang harus dilakukan serta cara mengalokasikan sumber daya produksi yang harus dilakukan berdasarkan cara tindakan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Contoh:

Program kerja yang dilakukan oleh pemilik restaurant pizza yang membagikan brosur kepada setiap orang yang melintas didepan restaurant dan dalam brosur tertulis promo yang berlaku serta buy two get one yang dapat menarik pelanggan.

g. Anggaran

Anggaran yaitu jenis perencanaan yang dilaksanakan perusahaan atau organisasi yang dinyatakan dalam angka-angka. Setiap departemen memiliki anggaran yang berbeda-beda dan berkaitan kegiatan apa yang dilakukan oleh departemen itu. anggaran itu memiliki beberapa jenis. Diantaranya, anggaran tetap (Fixed budget), anggaran variable dan anggaran nol (zero-base budget)

Contoh: Anggaran departemen operasional untuk kepentingan produksi dan berkaitan dengan proses produksi dan anggaran pemasaran untuk kepentingan promosi produk agar terkenal.

PROSES PERENCANAAN DAN CONTOHNYA

1) Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis adalah rencana yang berfokus pada organisasi secara keseluruhan. perencanaan strategis ini merupakan rencana yang berjangka panjang. karena merupakan rencana jangka panjang maka rencana ini meliputi kegiatan mengalokasi sumber daya untuk kegiatan dan keperluan produksi prioritas serta tindakan yang perlu dilakukan agar tercapainya tujuan organisasi.

pada rencana ini manajer perlu melakukan analisis perencanaan jangka panjang di mana ia menyiapkan (commit) dana hanya jika ia dapat mengantisipasi tingkat pengembalian (return) dari biaya yang dikeluarkan. pengeluaran biaya yaitu bentuk investasi dan hanya dikeluarkan bila return atas investasi tersebut terpantau baik.

Contoh perencanaan Strategis:

Sebagai contoh dari perencanaan strategi pada perusahaan kosmetik agar produknya dapat dikenal dan meningkatkan jumlah penjualan.



2) Perencanaan Taktis

Perencanaan taktis dibuat apabila perencanaan strategis sudah disusun dan ditetapkan. karena, perencanaan taktis merupakan turunan dari perencanaan strategis yakni perencanaan taktis memiliki fokus yang lebih sederhana, sempit dan lebih singkat. jika perencanaan strategi sudah dibuat maka selanjutnya perencanaan taktis atau tindakan- tindakan yang diperlukan untuk kepentingan tujuan organisasi atau perusahaan.

Contoh perencanaan Taktis:

jika tujuan bisnis suatu perusahaan adalah untuk meningkatkan penjualan maka perencanaan taktis yang dibuat adalah melakukan promosi produk perusahaan tersebut melalui media sosial dikarenakan sekarang ini orang lebih banyak menggunakan waktunya dalam media sosial dan membuka outlet-outlet di Mall dan event tertentu yang biasanya diadakan disekolah-sekolah atau campus.

3) Perencanaan Operasional

Perencanaan ini dibuat apabila perencanaan taktis sudah dibuat karena perencanaan ini merupakan implementasi dari perencanaan taktis dan memiliki fokus yang lebih sempit jangka waktu lebih pendek serta lebih spesifik yang melibatkan manajemen tingkat bawah agar kegiatan operasional dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. perencanaan operasional terbagi menjadi dua yaitu rencana tunggal rencana tunggal merupakan rencana yang hanya dipakai sekali untuk tujuan yang konkret dan spesifik dan langsung dihapus apabila tujuan telah tercapai. misalnya dalam menjalankan program proyek. sedangkan, rencana standing yaitu rencana yang digunakan secara berulang yang dipakai untuk tujuan yang muncul berulang-ulang seperti kebijakan prosedur standar dan metode serta aturan.

Contoh perencanaan Operasional;

Sebagai contoh pada perusahaan kosmetik yang memiliki tujuan untuk meningkatkan penjualan maka diperlukan perencanaan operasional yang mempunyai fokus lebih spesifik misalnya pada divisi marketing yang harus mempromosikan produk yang dilakukan oleh sales sales dengan berbagai cara biasanya menyebarkan brosur serta membuat konten di media sosial mengenai produk kosmetik tersebut.

2. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian merupakan proses yang dilakukan setelah proses perencanaan sudah berjalan. Kegiatan ini adalah mengoordinir, mengatur dan melakukan tata kelola sumber daya untuk mengembangkan produktivitas perusahaan serta, tugas dan tanggung jawab dari setiap anggota organisasi atau tenaga kerja perusahaan agar tercapainya tujuan organisasi atau perusahaan tersebut.

Berikut contoh proses Pengorganisasian (Organizing) dalam proses manajemen,

· Menetapkan anggota/karyawan dengan membentuk tim kerja menjadi beberapa bagian atau beberapa divisi. Pada umumnya, perusahaan mengoordinir tim kerja sesuai dengan fungsi pokok perusahaan seperti departemen Administrasi dan Personalia (Human Resource and General Affair), Departemen Keuangan (Finance), Departemen Pemasaran (Marketing), dan Departemen Produksi (Production) yang mana masing- masing departemen dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggung jawab kepada direktur utama.

· Mengalokasikan sumber daya yang meliputi alat produksi dan bahan mentah serta membuat dan menetapkan prosedur yang diperlukan dalam proses produksi.

3. Pengarahan (Leading)

Proses ini dilakukan setelah proses organizing dan staffing dilakukan. Setelah tim kerja sudah dibentuk sesuai dengan fungsi perusahaan yang dibagi menjadi beberapa divisi, dalam proses pengarahan ini adalah bagaimana orang-orang yang telah diorganisir dapat bekerja secara optimal agar tercapainya tujuan organisasi atau perusahaan. Proses ini merupakan proses kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan atau manajer dalam melakukan pengarahan dan bimbingan kepada anggota organisasi atau tenaga kerja.

Berikut contoh proses Pengarahan (Leading) yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan/organisasi,

· Memotivasi seta mengarahkan anggota organisasi dan tenaga kerja untuk dapat bekerja secara optimal
· Menjelaskan mengenai peraturan yang sudah ditetapkan di perusahaan atau organisasi secara detail.
· Memberikan pengarahan tanggung jawab kepada anggota organisasi atau tenaga kerja dengan jelas dan rutin.

4. Pengendalian (Controlling)

Proses pengendalian ini merupakan proses terakhir yang harus dilakukan demi tercapainya tujuan organisasi atau perusahaan. Pada proses pengendalian ini, kita dapat menilai apakah kinerja perusahaan berjalan sesuai dengan yang direncanakan atau tidak.

Berikut contoh kegiatan Pengendalian (Controlling) pada organisasi atau perusahaan yaitu,

· Menentukan standar keberhasilan atau prestasi yang telah dicapai

· Mengevaluasi dan membandingkan prestasi yang telah dicapai oleh perusahaan atau organisasi dengan melihat standar yang telah ditetapkan organisasi atau perusahaan

· Melakukan perbaikan dan koreksi apabila terdapat permasalahan yang menyimpang dari standar yang telah ditetapkan.