Proses manajemen merupakan kegiatan sistematis yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan suatu perusahaan yang dilakukan oleh manajer pada semua tingkat. Kegiatan proses manajemen ini terbagi menjadi empat kerangka yang tersusun dan saling berhubungan yaitu Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan dan Pengendalian. Berikut merupakan penjelasan kerangka proses manajemen beserta contohnya:
1. Perencanaan (Planning)
Proses ini merupakan proses yang pertama kali harus dilakukan karena, pada proses perencanaan ini yang akan menetapkan apa tujuan perusahaan atau organisasi yang ingin dijalankan, menetapkan cara, strategi dan taktik yang terbaik dan tepat untuk mewujudkan tujuan perusahaan ataupun organisasi serta mengantisipasi permasalahan yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Hal pertama dalam proses ini yaitu menetapkan tujuan dan rencana untuk organisasi secara keseluruhan. Lalu, rencana dibuat dengan lebih rinci dan detail yang nantinya akan dibagikan per bagian atau divisi.
Berikut contoh proses Perencanaan (Planning) dalam proses manajemen
Perencanaan dalam menentukan target pasar.
Dalam menentukan target pasar, perusahaan hendaknya membuat rencana terlebih dahulu dengan memperhatikan beberapa hal berikut, diantaranya:
1. Menentukan siapa konsumen perusahaan tersebut
2. Mencari tahu kebutuhan target pasar
3. Menentukan sumber daya yang diperlukan dan dibutuhkan
4. Menentukan dan menyusun strategi pemasaran
5. Mengevaluasi respon pasar
Proses Perencanaan dalam organisasi terbagi menjadi beberapa jenis diantarranya yaitu,
a. Misi atau Maksud
Dalam jenis ini, Misi dan Maksud yang menggambarkan maksud keberadaan atau eksistensi sebuah organisasi dalam masyarakat tertentu.
Contoh
Misi perusahaan manufaktur : Menghasilkan produk-produk bahan bangunan modern berkualitas tinggi yang tahan karat dan tahan kimia dan Memberikan solusi yang tepat kepada masyarakat yang membutuhkan produk-produk bahan bangunan modern berkualitas tinggi yang tahan karat dan tahan kimia.
b. Tujuan
Merupakan dasar dari perencanaan organisasi. Setiap organisasi pasti memiliki tujuan dan dalam proses pengorganisasian, semua orang-orang dalam organisasi sudah dikoordinir berdasarkan fungsi manajemen perusahaan yang dibagi atas beberapa departemen. Setiap departemen pasti memiliki tujuan dan tujuan setiap departemen tersebut berbeda-beda. Maka dari itu, setiap departemen harus menyatukan dan menyumbang tujuan umum atau berkolaborasi agar tercapainya tujuan organisasi. Tujuan juga merupakan hasil akhir dari kegiatan organisasi.
Contoh
Tujuan perusahaan kosmetik dalam menghasilkan keuntungan tingkat tertentu dan meningkatkan daya saing pasar. Tiap-tiap divisi dalam perusahaan kosmetik ini harus menyatukan tujuan demi tercapainya tujuan umum. Misalnya divisi Pemasaran (Marketing) memiliki tujuan memasarkan produk agar produk popular dikalangan wanita (konsumen dan target pasar dalam dunia kosmetik). Devisi Produksi (Production) yang menghasilkan produk kosmetik yang telah dirancang. Kedua devisi tersebut melakukan kolaborasi dalam menyumbang tujuan organisasi secara keseluruhan.
c. Strategi
Strategi merupakan taktik yang telah direncanakan demi tercapainya tujuan organisasi melalui cara atau Tindakan yang diperlukan serta mengalokasikan sumber daya produksi yang nantinya diperlukan untuk tujuan suatu organisasi atau perusahaan tersebut. Selain itu, strategi juga digunakan dalam persaingan. Organisasi atau perusahaan membuat strategi juga untuk meningkatkan daya saing yang ketat dalam pasar.
Contoh :
Strategi yang dibuat oleh perusahaan kosmetik adalah mempromosikan produk menggunakan sosial media dan platform belanja online. Mereka biasanya bekerja sama dengan artis atau influencer terkenal dengan tujuan agar produk kosmetik mereka dikenal oleh followers atau subcribers artis dan influencer tersebut. Mereka juga tidak asal memilih artis atau influencer. Mereka memilih artis atau influencer yang memiliki followers, fans dan subscribers sesuai dengan target pasar mereka yaitu wanita dewasa dan remaja.
d. Kebijakan
Kebijakan adalah jenis perancangan yang berkontribusi dalam pengambilan keputusan. Kebijakan dalam organisasi biasanya merupakan pernyataan atau pemahaman umum. Kebijakan juga membatasi pengambilan keputusan dengan tujuan agar keputusan tersebut tetap konsisten dan sesuai dengan tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Contoh
Perusahaan berhak menegur karyawan atau memberikan surat peringatan (SP) yang melanggar peraturan kedisiplinan dalam perusahaan misalnya telah terlambat masuk lebih dari tiga kali.
e. Prosedur
Prosedur adalah jenis perancangan yang menetapkan dan menjelaskan sesuatu sesuai dengan urutan tindakan dan Langkah dan cara penanganan suatu kegiatan di masa depan.
Contoh
Prosedur pengembalian dana dan barang yang rusak pada online shop. Biasanya online shop membuat kebijakan pengembalian barang apabila barang yang diterima oleh pelanggan dalam keadaan rusak, pecah dan tidak berfungsi lagi. Online shop ini dapat mengembalikan dana kepada pelanggan juga dapat menukar barang yang baru kepada pelanggan.
f. Aturan
Aturan adalah jenis perencanaan yang mengharuskan Tindakan atau Langkah apa yang harus dilakukan dan yang harus dihindari guna tercapainya tujuan organisasi. Aturan ini mengarahkan Tindakan dan Langkah guna tidak terjadinya penyimpangan yang tidak sesuai dengan tujuan perusahaan.
Contoh
Aturan bisnis jika terjadi transaksi jual beli kepada pelanggan, sebelum barang diantar ke tempat pelanggan, sang pembeli harus membayar uang muka sebesar 50% dari harga total barang yang telah dibeli. Setelah itu, saat pengantaran barang, perusahaan tersebut haruslah membuat surat jalan yang nantinya diberikan kepada pembeli dan mengirimkan invoice atau tagihan pelunasan kepada pembeli.
f. Program
Program merupakan suatu rancangan struktur yang meliputi tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, serta langkah yang harus dilakukan serta cara mengalokasikan sumber daya produksi yang harus dilakukan berdasarkan cara tindakan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Contoh:
Program kerja yang dilakukan oleh pemilik restaurant pizza yang membagikan brosur kepada setiap orang yang melintas didepan restaurant dan dalam brosur tertulis promo yang berlaku serta buy two get one yang dapat menarik pelanggan.
g. Anggaran
Anggaran yaitu jenis perencanaan yang dilaksanakan perusahaan atau organisasi yang dinyatakan dalam angka-angka. Setiap departemen memiliki anggaran yang berbeda-beda dan berkaitan kegiatan apa yang dilakukan oleh departemen itu. anggaran itu memiliki beberapa jenis. Diantaranya, anggaran tetap (Fixed budget), anggaran variable dan anggaran nol (zero-base budget)
Contoh: Anggaran departemen operasional untuk kepentingan produksi dan berkaitan dengan proses produksi dan anggaran pemasaran untuk kepentingan promosi produk agar terkenal.
PROSES PERENCANAAN
DAN CONTOHNYA
1) Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis adalah rencana yang berfokus pada organisasi secara keseluruhan. perencanaan strategis ini merupakan rencana yang berjangka panjang. karena merupakan rencana jangka panjang maka rencana ini meliputi kegiatan mengalokasi sumber daya untuk kegiatan dan keperluan produksi prioritas serta tindakan yang perlu dilakukan agar tercapainya tujuan organisasi.
pada rencana ini manajer perlu melakukan analisis perencanaan jangka panjang di mana ia menyiapkan (commit) dana hanya jika ia dapat mengantisipasi tingkat pengembalian (return) dari biaya yang dikeluarkan. pengeluaran biaya yaitu bentuk investasi dan hanya dikeluarkan bila return atas investasi tersebut terpantau baik.
Contoh perencanaan Strategis:
Sebagai contoh dari perencanaan strategi pada perusahaan kosmetik agar produknya dapat dikenal dan meningkatkan jumlah penjualan.
2) Perencanaan Taktis
Perencanaan taktis dibuat apabila perencanaan strategis sudah disusun dan ditetapkan. karena, perencanaan taktis merupakan turunan dari perencanaan strategis yakni perencanaan taktis memiliki fokus yang lebih sederhana, sempit dan lebih singkat. jika perencanaan strategi sudah dibuat maka selanjutnya perencanaan taktis atau tindakan- tindakan yang diperlukan untuk kepentingan tujuan organisasi atau perusahaan.
Contoh perencanaan Taktis:
jika tujuan bisnis suatu perusahaan adalah untuk meningkatkan penjualan maka perencanaan taktis yang dibuat adalah melakukan promosi produk perusahaan tersebut melalui media sosial dikarenakan sekarang ini orang lebih banyak menggunakan waktunya dalam media sosial dan membuka outlet-outlet di Mall dan event tertentu yang biasanya diadakan disekolah-sekolah atau campus.
3) Perencanaan Operasional
Perencanaan ini dibuat apabila perencanaan taktis sudah dibuat karena perencanaan ini merupakan implementasi dari perencanaan taktis dan memiliki fokus yang lebih sempit jangka waktu lebih pendek serta lebih spesifik yang melibatkan manajemen tingkat bawah agar kegiatan operasional dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. perencanaan operasional terbagi menjadi dua yaitu rencana tunggal rencana tunggal merupakan rencana yang hanya dipakai sekali untuk tujuan yang konkret dan spesifik dan langsung dihapus apabila tujuan telah tercapai. misalnya dalam menjalankan program proyek. sedangkan, rencana standing yaitu rencana yang digunakan secara berulang yang dipakai untuk tujuan yang muncul berulang-ulang seperti kebijakan prosedur standar dan metode serta aturan.
Contoh perencanaan Operasional;
Sebagai contoh pada perusahaan kosmetik yang memiliki tujuan untuk meningkatkan penjualan maka diperlukan perencanaan operasional yang mempunyai fokus lebih spesifik misalnya pada divisi marketing yang harus mempromosikan produk yang dilakukan oleh sales sales dengan berbagai cara biasanya menyebarkan brosur serta membuat konten di media sosial mengenai produk kosmetik tersebut.
2. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian merupakan proses yang dilakukan setelah proses perencanaan sudah berjalan. Kegiatan ini adalah mengoordinir, mengatur dan melakukan tata kelola sumber daya untuk mengembangkan produktivitas perusahaan serta, tugas dan tanggung jawab dari setiap anggota organisasi atau tenaga kerja perusahaan agar tercapainya tujuan organisasi atau perusahaan tersebut.
· Menetapkan anggota/karyawan dengan membentuk tim kerja menjadi beberapa bagian atau beberapa divisi. Pada umumnya, perusahaan mengoordinir tim kerja sesuai dengan fungsi pokok perusahaan seperti departemen Administrasi dan Personalia (Human Resource and General Affair), Departemen Keuangan (Finance), Departemen Pemasaran (Marketing), dan Departemen Produksi (Production) yang mana masing- masing departemen dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggung jawab kepada direktur utama.
3. Pengarahan (Leading)
Proses ini dilakukan setelah proses organizing dan staffing dilakukan. Setelah tim kerja sudah dibentuk sesuai dengan fungsi perusahaan yang dibagi menjadi beberapa divisi, dalam proses pengarahan ini adalah bagaimana orang-orang yang telah diorganisir dapat bekerja secara optimal agar tercapainya tujuan organisasi atau perusahaan. Proses ini merupakan proses kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan atau manajer dalam melakukan pengarahan dan bimbingan kepada anggota organisasi atau tenaga kerja.
Berikut contoh proses Pengarahan (Leading) yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan/organisasi,
· Memotivasi seta mengarahkan anggota organisasi dan tenaga kerja untuk dapat bekerja secara optimal
· Menjelaskan mengenai peraturan yang sudah ditetapkan di perusahaan atau organisasi secara detail.
· Memberikan pengarahan tanggung jawab kepada anggota organisasi atau tenaga kerja dengan jelas dan rutin.
4. Pengendalian (Controlling)
Proses pengendalian ini merupakan proses terakhir yang harus dilakukan demi tercapainya tujuan organisasi atau perusahaan. Pada proses pengendalian ini, kita dapat menilai apakah kinerja perusahaan berjalan sesuai dengan yang direncanakan atau tidak.
Berikut contoh kegiatan Pengendalian (Controlling) pada organisasi atau perusahaan yaitu,
· Menentukan standar keberhasilan atau prestasi yang telah dicapai
· Mengevaluasi dan membandingkan prestasi yang telah dicapai oleh perusahaan atau organisasi dengan melihat standar yang telah ditetapkan organisasi atau perusahaan
· Melakukan perbaikan dan koreksi apabila terdapat permasalahan yang menyimpang dari standar yang telah ditetapkan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar